Het kan hard werken zijn als zzp’er. Er komt een hoop kijken bij je eigen onderneming runnen, ook veel taken die eigenlijk afleiden van je core business. Ondersteuning daarbij kan soms wel eens wenselijk zijn. Die is tegenwoordig beschikbaar in de vorm van een virtual assistant (VA). Dat is een professional – meestal zelf een zzp’er – die je op afstand ondersteuning biedt. We bespreken wat samenwerken met een virtual assistant je zoal kan bieden.
Taken die een virtual assistant kan overnemen
Afhankelijk van bepaalde specialisaties, kan een virtual assistant in potentie allerlei taken van je overnemen. Veelvoorkomend is het uitbesteden van administratieve taken aan een VA. Deze kan je dan helpen bij het beheren van je e-mail, afspraken plannen, documenten opstellen, dataverwerking verzorgen en nog meer administratieve zaken. Maar hij of zij kan je ook ondersteunen met online marketing. Bijvoorbeeld met beheer van sociale media, contentcreatie, e-mailmarketing of zoekmachineoptimalisatie. Maar wellicht ook met marktonderzoek. Ook kan een VA klantvragen voor je beantwoorden, klachten afhandelen en bestellingen verwerken. Eventueel kan hij of zij ook zorgdragen voor facturatie, debiteurenbeheer, boekhoudkundige taken en zelfs het afhandelen van belastingaangiftes. De juiste VA kan je dus een hoop uit handen nemen.
Voordelen van een virtual assistant
Het belangrijkste voordeel van een virtual assistant, is dat het jou tijd scheelt die je in andere belangrijke zaken kunt steken. Je VA kan tijdrovende ‘verplichte’ taken van je overnemen, zodat jij je kunt concentreren op je kernactiviteiten. Het is goedkoper om hier een andere zzp’er voor in te schakelen dan er zelf een medewerker voor in dienst te nemen. Je hebt geen last van ziekteverzuim en secundaire arbeidsvoorwaarden en je betaalt alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren. Een VA kan immers op afroep worden ingeschakeld. Dat biedt flexibiliteit en ook schaalbaarheid, want als je bedrijf groeit, kan je virtual assistant ook met je meegroeien en meer taken gaan overnemen. Anderzijds kun je ook gemakkelijk afscheid nemen van je VA als je geen werk meer voor hem of haar hebt of de samenwerking niet bevalt.
Hoe werk je het beste samen met een VA?
Om goed te kunnen samenwerken met een VA, duidelijke communicatie en een goede organisatie nodig. Bepaal welke taken wilt uitbesteden aan je virtual assistant en welke vaardigheden en expertise je verwacht. Kies vervolgens een VA met de juiste vaardigheden en ervaring voor jouw specifieke behoeften. Communiceer daar duidelijk mee welke taken moeten worden uitgevoerd en welke deadlines moeten worden gehaald. Zorg ervoor dat je VA toegang heeft tot de tools en software die hij of zij nodig heeft om zijn taken uit te voeren en sta open voor regelmatige communicatie met je VA. Feedback geven en vragen beantwoorden is immers essentieel voor een succesvolle samenwerking.
Waarom je géén virtual assistant zou moeten nemen
Hoewel een virtual assistant veel voordelen kan bieden, is het niet voor iedere zzp’er de beste keuze om er een te namen. Als je maar een heel beperkte hoeveelheid werk hebt voor de VA, kan financieel niet rendabel zijn om een VA in te huren. Dan kun je beter freelance hulp inschakelen voor die afzonderlijke taken dan uren afnemen bij een virtual assistant. Ook als je niet precies weet welke taken je wilt uitbesteden of als je verwachtingen vaag zijn, kun je beter niet samen werken met een virtual assistant, want dan kan de samenwerking frustrerend zijn. Wil je complexe of gespecialiseerde taken? Ook dan kun je beter freelance hulp inschakelen, want anders moet je investeren in het trainen van je VA. Verder moet je in staat zijn om daadwerkelijk dingen uit handen te geven. Als je moeite hebt om de controle uit handen te geven of twijfels hebt over de professionaliteit van je VA, wordt het geen succesvolle samenwerking.
Het inhuren van een virtual assistant kan dus zeker een waardevolle investering zijn voor jou als zzp’er, mits de taken, behoeften, verwachtingen en communicatie duidelijk zijn. Dan stelt de VA je in staat om je te concentreren op de groei en het succes van je onderneming, omdat je andere taken aan hem of haar kunt uitbesteden. Het is echter belangrijk om goed te overwegen of een VA ook wel daadwerkelijk de juiste keuze is voor jou en of je er het geld voor (over) hebt.
