Een kantoorruimte huren is een grote stap; deze ruimte wordt natuurlijk het ‘thuis’ van je onderneming. Het moet representatief zijn, voldoende ruimte hebben, binnen je budget passen en je voldoende vrijheid geven; en laten we ook de locatie niet vergeten! Maar voordat je aan het inrichten gaat geven we je graag wat advies wanneer het gaat om het huren van een kantoorruimte.
1. Locatie, locatie, locatie
Een kantoorruimte Rotterdam is natuurlijk geweldig wanneer het gaat om ruimte, prijzen en voorzieningen. Maar als jouw onderneming in Amsterdam opereert is een kantoorruimte huren in Amsterdam natuurlijk verstandiger. De uiteindelijke locatie van je kantoorruimte geeft je direct grenzen wanneer het gaat om ruimte en budget. Een kantoorruimte in Amsterdam is bijvoorbeeld centraal gelegen en ideaal wanneer je in deze stad opereert, maar in dit geval moet je natuurlijk ook rekening houden met minder parkeerruimte, kleinere panden en hogere huurprijzen. Denk dus eerst ontzettend goed na over de locatie, en zet alle voors- en tegens van een specifieke locatie op een rijtje voordat je een keuze maakt.
2. De huurprijs
Afhankelijk van je locatie kun je na gaan denken over de huurprijs van de kantoorruimte. Ga er vanuit dat de huurprijs in centraal Amsterdam hoger ligt dan op een industrieterrein in Rotterdam. Stel vooraf een reëel budget vast en selecteer aan de hand van dat budget een aantal mogelijke kantoorruimten. Je kan natuurlijk altijd onderhandelen over de voorwaarden die de verhuurder stelt; je hoeft niet direct akkoord te gaan.
3. De huurtermijn
Een van de zaken waar je mogelijk over zou kunnen onderhandelen is de huurtermijn. De lengte van de huurtermijn kan in het beginsel bijvoorbeeld korter zijn; mocht de ruimte niet bevallen dan kan er het volgende jaar altijd nog gezocht worden naar een nieuwe huurtermijn. Staat er geen termijn in het contract? Dan is de ruimte wettelijk in principe voor vijf jaar getekend, en wordt deze vervolgens automatisch met vijf jaar verlengd. Wil je dus voor een andere huurtermijn kiezen, dan moet je er zeker van zijn dat dit nadrukkelijk in het contract wordt vermeld.
4. De huurovereenkomst
Mocht er sprake zijn van een faillissement waardoor de huur niet meer betaald kan worden, dan kan dit leiden tot een schadevergoeding. De verhuurder mag in dit geval het overige bedrag van huurtermijnen opeisen aan de huurder, en de huurder kan hier ook privé voor aansprakelijk worden gesteld; en dit kan natuurlijk flinke schulden veroorzaken. Zorg dus dat de termijn in de huurovereenkomst niet te lang is, en denk ook goed na over de rechtsvorm. Een EZ of VOF maakt bijvoorbeeld dat er ook aanspraak gedaan kan worden op het privévermogen van de huurder.
