Opgeruimd staat niet alleen netjes
Een opgeruimd kantoor is een ding, een net zo keurig archief is even belangrijk. Al is het in eerste instantie alleen nog maar aan de buitenkant van de paternoster of de ladenkast. Vooral ook de kantoormeubelen waarin de losse op te bergen stukken liggen, dienen een nette uitstraling te hebben.
Het meest praktische is het archief te laten opschonen en herordenen door een professional. Gelukkig zijn er voldoende goed opgeleide mensen te vinden die via uitzend- of speciale archiefbureaus ingehuurd kunnen worden. Ook wanneer u alsnog wilt overgaan tot digitaal archiveren.
Toegankelijkheid
Een document of dossier kwijt zijn is een slechte zaak. Er moet een kopiedossier aangelegd worden of er moet in gedachten worden gezocht naar herinneringen over de betreffende kwestie. Dat werkt niet, vooral wanneer er ook nog externe partijen bij betrokken zijn.
Een archief hoort toegankelijk te zijn, voor iedereen. Er dienen een of meerdere personen aangewezen te worden voor het opbergen en opzoeken van documenten. Deze mensen houden het archief netjes en werken de losse stukken weg. U mag er geen omkijken meer naar hebben dat het netjes blijft.
Geordend
Waar sommige bedrijven nog altijd de Basis Archief Code hanteren, ordenen anderen weer op (geboorte)datum, alfabet of de codering die door het digitale systeem wordt uitgegeven. Een allereerste ordening is nooit weg, vooral zolang nog niet bekend is wanneer er een professional bij komt kijken.
Wat over het algemeen het beste werkt is om alle stukken die betrekking hebben op een bepaalde zaak of kwestie, bij elkaar te sorteren. Met een kartonnen map of een breed elastiek er omheen wordt alles goed bijeen gehouden. Vanuit daar werkt men gemakkelijk verder naar een opgeruimd archief.
