Medewerkers zijn een forse kostenpost voor een ondernemer. Het in dienst nemen ervan is dan ook niet iets om licht te nemen. Omdat je weet wat het je kost als je wél personeel in dienst hebt genomen, verwacht je natuurlijk ook optimale inzet daarvoor in ruil. Het kan frustrerend zijn als je medewerkers niet aan die verwachting voldoen. Dat kan ten dele bij henzelf liggen, maar het kan ook zo zijn dat jij zaken kunt verbeteren om ervoor te zorgen dat je medewerkers zo min mogelijk afleiding ervaren tijdens hun werk. Dat verbetert immers hun productiviteit. We bespreken een aantal knoppen waar je aan zou kunnen draaien.
Duidelijke communicatie over prioriteiten en doelstellingen
Een medewerker die zonder een duidelijk kompas op zee gestuurd wordt, raakt geheid de weg kwijt. Ga er niet van uit dat je personeel zelf uitvogelt wat belangrijk is en wat minder belangrijk is. Wees er zelf duidelijk over. Jij hebt daar immers gedachten en verwachtingen over. Communiceer wat de belangrijkste doelstellingen en prioriteiten van het bedrijf zijn, zodat medewerkers weten wat van hen wordt verwacht en welke taken prioriteit hebben. Dit helpt voor het verminderen van verwarring en zorgt ervoor dat medewerkers zich concentreren op de taken die er het meest toe doen.
Een stille werkomgeving bieden om afleiding te voorkomen
Het belang van rust en stilte kan niet onderschat worden. Natuurlijk zijn er ook mensen die goed gedijen in een wat chaotischere omgeving, maar lang niet iedereen heeft er vermogen om zich daarvoor af te sluiten. Maar op een kantoorvloer kan het nog verdomd lastig zijn om voor die rust en stilte te zorgen. Telefoons rinkelen, mensen praten, de radio staat misschien wel aan en er zijn apparaten die geluid maken. Je kunt die factoren aan banden leggen, maar dat maakt zaken ingewikkeld en het zal je waarschijnlijk ook niet in dank afgenomen worden. Wat je wel kunt doen, is een stilteruimte inrichten waar mensen kunnen werken die daar behoefte aan hebben. Ook kun je investeren in ruisonderdrukkende koptelefoons die medewerkers kunnen opzetten als ze behoefte hebben aan stilte.
Zo min mogelijk onnodige vergaderingen
Onrust is een manier om afgeleid te raken, maar gestoord worden tijdens je werk ook. Dat is niet altijd te vermijden, want communicatie is soms gewoon noodzakelijk. Ook vergaderingen zijn soms nodig. Maar niet altijd. Het loont om daar wat kritischer op te zijn. Hoe nodig is de vergadering die je wilt plannen? Een vergadering kan immers een aanzienlijke tijdverspiller zijn die medewerkers uit hun concentratie haalt. Probeer daarom het aantal vergaderingen te beperken en ze een heel gerichte agenda te geven. Zo spring je ook nog eens efficiënter om met werkuren.
Flexibel werken faciliteren
De afleiding hoeft niet altijd van de werkvloer zelf te komen. Het thuisfront kan daar ook een aanzienlijke rol in spelen. Denk daarbij in het bijzonder aan medewerkers met (jonge) kinderen of een mantelzorgtaak. Ook andere zaken die spelen in het privéleven van een medewerker kunnen van invloed zijn op diens concentratie omdat ze afleiden. Om deze factor te verkleinen, is het verstandig om flexibel werken te faciliteren. Geef medewerkers meer eigen controle over wanneer ze werken en waar ze werken, zodat ze hun privéleven beter kunnen combineren met hun werk. Dan werken ze op het moment dat ze er wel met hun aandacht bij kunnen zijn. Natuurlijk is het belangrijk om hierbij vinger aan de pols te houden. Je mag een bepaalde productiviteit verwachten waaraan men moet blijven voldoen, ook als er elders buiten jouw toeziend oog gewerkt wordt.
Technologische hulpmiddelen tegen afleiding implementeren
We noemden eerder al ruisonderdrukkende hoofdtelefoons als hulpmiddel om voor stilte en concentratie te zorgen. Maar je kunt ook op andere manieren bepaalde technologische hulpmiddelen inzetten die helpen om de focus te bevorderen. Installeer bijvoorbeeld op werkcomputers software voor timemanagement die je personeel kan helpen om hun werkdag beter in te richten. Dit kan voor meer overzicht zorgen en meer overzicht weer voor betere concentratie en een hogere productiviteit. Daarnaast kun je de afleiding die bepaalde websites kunnen vormen voorkomen door ze te blokkeren op de werkcomputers. Niet de allerleukste maatregel om te nemen, maar werknemers worden niet betaald om een beetje te gaan internetten onder werktijd. Denk hierbij dus aan websites van sociale media, maar wellicht ook aan verschillende nieuwswebsites.
Het leven zit vol met prikkels. Van de werkvloer, maar ook van daarbuiten. Die prikkels vormen een afleiding voor je personeel. Mensen zijn nu eenmaal mensen en geen robots. Dat is iets wat je moet accepteren. Maar als je zelf er iets aan kunt doen om die prikkels die de productiviteit negatief beïnvloeden te verminderen, dan is het zeker de moeite waard om daarin te investeren. Waarschijnlijk zijn je medewerkers je er nog dankbaar voor ook, dus het is een win-winsituatie!
