Niets is vervelender dan dat je werk doet voor iemand, er tijd en moeite in steekt, en dat vervolgens diegene niet betaalt. Het kan natuurlijk weleens gebeuren dat iemand een factuur kwijtraakt. Je wilt daarom niet meteen forse maatregelen nemen. Echter, het kan gebeuren dat iemand echt niet gaat betalen. Als ondernemer, zzp’er en freelancer kan ben je financieel afhankelijk van je klanten en maakt het soms groot verschil of iemand wel of niet zijn factuur betaald. Na zelf tevergeefs maatregelen te hebben genomen, kan een incassobureau ervoor zorgen dat je toch jouw geld krijgt.
Wat zijn de stappen die je moet nemen?
Wanneer een factuur niet betaald wordt, is het niet slim om meteen een incassobureau in te schakelen. Het is beter eerst zelf erachteraan te gaan, door middel van een telefoontje of een aanmaning. Een aanmaning is een brief die de schuldenaar verzoekt de openstaande factuur te betalen. Als dit niet helpt, stuur je een allerlaatste aanmaning waarin je de schuldenaar ervan op de hoogte stelt dat je een incassobureau zal inschakelen. Vergeet hierbij niet te vermelden dat bij het uitblijven van betaling, de schuldenaar jouw wettelijke incassokosten is verschuldigd. Je bent namelijk verplicht dit te vermelden, om deze kosten ook daadwerkelijk op te eisen. Ook vermeld je nog een laatste termijn. Als de schuldenaar de factuur niet binnen deze termijn betaalt, schakel je een incassobureau in.
Wat doet het incassobureau?
Wanneer de factuur binnen die laatste termijn nog steeds niet wordt betaald, dan kan een incassobureau het van je overnemen. Meestal heeft een incassobureau twee trajecten. In het eerste traject, het minnelijke traject, zal het behoud van een goede relatie voorop staan en zal het bureau het sturen van aanmaningen doorzetten. Vaak wordt een factuur hierdoor alsnog betaald, omdat de schuldenaar ziet dat je het er niet bij laat zitten. In dit traject hanteren de meeste incassobureaus een no cure no pay regeling. Als dit niet helpt, kan een incassobureau je ondersteunen bij een juridisch traject.
Wanneer schakel je nou precies het incassobureau in?
Er is geen vaste regel na hoeveel dagen je het incassobureau moet inschakelen. Als je zelf niets hebt vastgelegd, is de maximale betalingstermijn 30 dagen na ontvangst van de factuur. Echter, in Nederland doen de meeste bedrijven veel langer over een betaling. Het belangrijkste is dat je zelf vanaf het begin duidelijk maakt wat jouw voorwaarden zijn. Er is geen wettelijk minimumbetalingstermijn en je mag ook maximaal een betalingstermijn van 60 dagen afspreken. Als je dit vanaf het begin goed duidelijk maakt, is het later ook makkelijker om hiernaar terug te verwijzen en sta je steviger in je schoenen.
