De secundaire inkoop, oftewel de inkoop van goederen die ondersteunend zijn maar niet essentieel voor het bedrijfsproces, is voor veel bedrijven een bijzaak omdat de focus op de primaire inkoop ligt. Maar uw medewerkers en collega’s hebben toch pennen, theezakjes en bureaustoelen nodig, anders staan ze binnen no time aan uw bureau. Hoe zorgt u er nu voor dat de medewerkers en collega’s tevreden zijn en alles hebben om hun werk goed uit te kunnen voeren, terwijl het u nauwelijks tijd (en geld) kost? Hier volgt een handig stappenplan om tot wel 40% te besparen op de secundaire inkoop!
Stap 1: breng uw secundaire inkoop in kaart
Allereerst is het goed om te weten dat er grofweg vijf factoren zijn die bepalen hoeveel tijd en geld uw secundaire inkoop kost en die dus goed zijn om in kaart te brengen:
- Het aantal leveranciers
- Het gemiddeld aantal bezoeken per leverancier
- Het totaal aantal bestellingen per jaar
- Het totaal aantal ontvangsten per jaar
- Het totaal aantal facturen per jaar
Stap 2: verkort de lijst met leveranciers
Als u heel veel leveranciers hebt, dan is het verstandig deze in te delen naar de hoeveelheid artikelen, de bestelfrequentie en inwisselbaarheid. Probeer ze vervolgens zoveel mogelijk samen te voegen. Bij een aantal leveranciers bestelt u misschien een klein aantal producten, die bij een grotere leverancier ook te bestellen zijn.
Stap 3: breng de bestelfrequentie omlaag
Vervolgens neemt u de bestellers en bestelmomenten onder de loep. Probeer ad hoc bestellingen zoveel mogelijk te voorkomen en zorg ervoor dat de bestellingen zoveel mogelijk centraal worden gedaan, in plaats van verspreid door verschillende mensen over het hele bedrijf.
Stap 4: optimaliseer de ontvangst van bestellingen
Maak heldere afspraken over de levermomenten en bundel deze zoveel mogelijk. Het kost namelijk ook steeds tijd om de bestellingen in ontvangst te nemen. Vraag ook bij de leveranciers hoe ze de interne distributie gemakkelijker kunnen maken door middel van bijvoorbeeld duidelijke labels zodat ze direct bij de juiste afdeling terecht komen.
Stap 5: digitaliseer en automatiseer de facturen
Het aantal facturen zal automatisch dalen wanneer het aantal leveranciers en bestellingen verminderd is. Maar op het gebied van facturatie zijn ook mogelijkheden om te besparen. Bijvoorbeeld door middel van digitale facturatie. Facturen kunnen bijvoorbeeld rechtstreeks in uw boekhoudprogramma terecht komen, waar u ook kunt instellen wie welke factuur op welk moment moet zien om goedkeuring te geven.
Met bovenstaande stappen kan de secundaire inkoop een stuk efficiënter plaatsvinden. De stappen worden in onderstaande infographic nog eens uitgebeeld:
(klik op de afbeelding om deze te vergroten of download deze in PDF)
Bron infographic: Manutan
