Goede notulen maken, is net zo belangrijk als de vergadering zelf. In de notulen kan je namelijk teruglezen wat er is besproken, maar ook welke acties uit de vergadering zijn voortgekomen. Als je wordt aangewezen om te notuleren, dan is het aan te raden om een goede pen en genoeg papier mee te nemen. Of je werkt de notulen direct uit in een document op de laptop. Dat kan natuurlijk ook! Bespreek van te voren wat het doel is van het document, zodat je hier rekening mee kunt houden bij het opleveren en sturen van het eindresultaat.
Goede notulen maken tijdens een vergadering
De juiste notulen opstellen is niet iets wat je ‘even’ doet. Het vergt tijd en aandacht om deze notulen op de gewenste manier op te leveren. Bespreek daarom van te voren wat de wensen zijn en wat de eindgebruiker uit het verslag zou willen halen. Daardoor kan je bepalen op welke manier je het document gaat aanleveren. Is het van belang dat het een woordelijk verslag moet worden of is een samenvatting van de vergadering voldoende? Hierin geef je namelijk beknopt weer wat er is besproken naar aanleiding van de onderwerpen die op de agenda staan. Ook kan er worden gekozen voor het opstellen van een activiteitenlijst. Hier staan alle beslissingen die werden gemaakt tijdens de vergadering en welke acties eruit voortkomen. Soms kan dit korte verslag voldoende zijn om tot het juiste resultaat te komen. Bespreek waarvoor de notulen dienen en maak met elkaar een passende keuze.
Nadat de notulen zijn opgesteld
Als je het verslag hebt gemaakt tijdens de vergadering, is het belangrijk om er een geheel van te maken. Vaak gebruik je tijdens het snelle schrijven afkortingen en kernwoorden, die schrijf je uit als je het document nog een keertje doorleest. Ook controleer je het verslag op grammaticale fouten, neem je de spelling ook meteen mee? Zo giet je de aantekeningen in een krachtig document wat prettig leesbaar is. Vergeet de datum niet te vermelden en noteer ook wie er allemaal bij de vergadering aanwezig waren. Hou bij het opstellen van de notulen rekening met de huisstijl die de organisatie hanteert. Stuur vervolgens het verslag door naar de belanghebbenden, zodat je er met elkaar naar kunt kijken. Is de informatie die in de notulen verwerkt is, volledig? Vul het met elkaar aan waar nodig, zodat je het samen definitief kunt maken. Wacht niet te lang met het verspreiden van het verslag, want hoe langer je wacht, hoe langer het ook zal duren voordat de taken worden opgepakt die erin staan. Bewaar de notulen goed en gebruik de kennis en inzichten om de werkzaamheden invulling te geven.
