Bij de gedachte aan de geplande kantoorverbouwing breekt het zweet je al uit. Er komt zoveel op je af! Is alles wel goed geregeld? Ben je niets vergeten? Wat nu als de leverancier de bouwmaterialen te laat levert? En krijg je je andere werk nog wel af? Met onderstaande tips zorg je ervoor dat je een kantoorverbouwing met zo min mogelijk stress en een zo goed mogelijk eindresultaat doorstaat.
Maak een begroting
Allereerst is het verstandig om het kostenplaatje onder de loep te nemen, want een kantoorverbouwing is niet zomaar iets. Je kunt de verschillende kostenposten opsplitsen in bijvoorbeeld bouwkundige kosten (materialen, mankrachten, afval), bedrade installaties (licht, elektra, data beveiliging en klimaatinstallaties), afbouw (wanden, vloerbedekking, gordijnen), facilitair (printers, telefoons, koffiezetapparaten) en interieur (meubels, lampen, kunst, beplanting, bewegwijzering). Zet alle kostenposten die je verwacht op een rijtje en de bijbehorende kosten. Probeer niets te vergeten, want ook veel kleine kostenposten zijn bij elkaar opgeteld een groot bedrag. Zo voorkom je sneller dat het budget overschreden wordt. Houd ook rekening met onvoorziene kosten. Vraag eventueel specialisten met je mee te denken. Want misschien is er voor een paar extra printers wel een extra groep in de meterkast nodig?
Een goed begin is het halve werk
Wanneer je je zo goed mogelijk voorbereidt, kan er minder misgaan. Vraag op tijd offertes aan voor de verbouwing en maak op tijd afspraken met een bouwbedrijf of aannemer. Bouwbedrijven hebben het druk, dus hoe eerder je erbij bent, hoe eerder je aan de beurt bent. Maak geen halve afspraken maar zet de startdatum en de afgesproken prijs zwart op wit op papier. Zo kun je ook waarborgen dat, als je met meerdere bedrijven te maken hebt, de data goed op elkaar aansluiten, waardoor je zo min mogelijk vertraging oploopt. Heb je extra opslagruimte in Den Haag of elders nodig, dan kun je die nu al online reserveren. Alles wat je nu al kunt doen, zorgt straks voor tijdswinst.
Draaiboek
Ga daarna aan de slag met een draaiboek waarin precies staat wat er allemaal moet gebeuren. Wat is de juiste volgorde waarin werkzaamheden uitgevoerd moeten worden? Misschien moet de vloer eerst nog geëgaliseerd worden voordat het nieuwe tapijt erin kan? Wanneer moeten de medewerkers die van plek veranderen hun spullen inpakken? Misschien is het nodig om even tijdelijke opslagruimte te huren als er in een bestaande ruimte gewerkt wordt, maar vanaf wanneer dan? Met een duidelijke planning signaleer je ook eerder wanneer werkzaamheden uitlopen. Probeer de hinder voor werknemers in ieder geval zoveel mogelijk te voorkomen.
Met bovenstaande tips ben je al een heel eind op weg in het voorkomen van stress tijdens de kantoorverbouwing. Veel succes!
