Eén belangrijk aspect van leiderschap en personeelsbeheer is het regelmatig houden van functioneringsgesprekken met je personeelsleden. Tenzij dit specifiek in de cao dat van kracht vermeld staat, ben je niet verplicht om dit te doen, maar eigenlijk is het heel belangrijk om er wél tijd voor te maken. Het is namelijk belangrijk om regelmatig in te checken om te kijken hoe de samenwerking verloopt, wat er goed verloopt en wat er beter kan en of er sprake is van bepaalde wensen en ambities. Voor jou als werkgever is het belangrijk omdat het moment is waarop je kunt bijsturen. Voor medewerkers is belangrijk om te weten waar ze staan. Maar hoe houd je een goed functioneringsgesprek met je medewerker als baas? We geven een aantal tips.
Goede voorbereiding belangrijk bij functioneringsgesprek medewerker
Als baas is het belangrijk om goed voorbereid het gesprek in te gaan, want jij leidt het functioneringsgesprek en hebt een boodschap om te communiceren. Die boodschap moet je wel formuleren en goed onderbouwen. Neem daarom van tevoren de tijd om het functioneren van de medewerker te evalueren voordat het gesprek plaatsvindt. Verzamel specifieke voorbeelden van prestaties, zowel positief als negatief, die je ter illustratie kunt gebruiken.
Benader je medewerker positief
Voor medewerkers is het vaak een beetje spannend om zo’n gesprek te hebben, want ze voelen zich kwetsbaar en beoordeeld. Jij bent met de macht, en dat kan wat intimiderend zijn. Dat terwijl je misschien helemaal niet wilt dat mensen zich geïntimideerd voelen, want dat draagt niet bij aan een constructieve samenwerking. Daarom is het belangrijk om je medewerker op een positieve manier te benaderen tijdens het functioneringsgesprek. Geef eerst positieve feedback, waarin je de sterke punten en prestaties van de medewerker in kwestie erkent. Zo geef je diegene het gevoel dat hij of zij gezien wordt, en hij of zij zal eventuele kritiek dan ook waarschijnlijk eerder ter harte nemen.
Eerlijke en constructieve feedback
Natuurlijk is het functioneringsgesprek ook het moment om waar nodig een kritische noot te kraken. Niemand heeft er iets aan als je hier niet eerlijk over bent. De uitdaging is om daarbij wel respectvol te blijven. Je vermijdt grote verrassingen voor de medewerker tijdens het functioneringsgesprek door regelmatige feedback te geven gedurende het jaar. Zorg dat je feedback constructief en specifiek is, en niet op een oordelende manier gebracht wordt. Focus daarbij op observaties en gedrag in plaats van op persoonlijke kwaliteiten. Zorg er daarnaast ook voor dat de medewerker begrijpt wat er van hem of haar wordt verwacht. Bespreek duidelijk je doelen en verwachtingen voor de komende periode.
Geef ruimte aan het perspectief van de medewerker
Pas op dat het gesprek niet alleen maar eenrichtingsverkeer wordt. Jij mag je zegje doen, maar je personeelslid ook. Moedig hem of haar aan om hun eigen perspectief te delen en eventuele zorgen te uiten. Stel daarbij open vragen en luister actief naar wat ze te zeggen hebben zonder in de verdediging te schieten. Reageer er constructief op en maak aantekeningen van belangrijke zaken.
Ontwikkelingskansen bespreken
Veel mensen willen zich kunnen ontwikkelen in hun werk om door te groeien. Bespreek met je medewerker hoe hij of zij dit voor zichzelf ziet en waar zijn of haar ambities of carrièredoelen liggen. Vervolgens kun je gezamenlijk identificeren waar de ontwikkelingskansen en de (door)groeimogelijkheden liggen. Daarbij moet je wel eerlijk zijn over of er daadwerkelijk doorgroeimogelijkheden zijn voor de medewerker, want die moet de kans krijgen om verder te zoeken als hij of zij hier tot stilstand gaat komen. Bespreek waar het bedrijf kan bijdragen aan de professionele groei van de medewerker en bied ondersteuning aan bij het opstellen van een ontwikkelingsplan.
Afspraken vastleggen
Uit een goed functioneringsgesprek komen doelen en afspraken voort. Het is belangrijk om deze nog eens met elkaar op een rijtje te zetten aan het einde van het functioneringsgesprek om te zorgen dat je je er allebei in kunt vinden. Daarbij maak je ook meteen duidelijke afspraken over eventuele vervolgstappen en deadlines. Vervolgens is het zaak om de gemaakte afspraken vast te leggen. Uiteraard voorzie je je medewerker van een verslag hiervan.
Als laatste is het belangrijk om het functioneringsgesprek met je medewerker positief af te sluiten. Bevestig dat je waardering hebt voor de inspanningen en betrokkenheid van de medewerker en vertrouwen hebt in de toekomst van jullie samenwerking. Als er doelen opgesteld zijn, is het verstandig om regelmatige follow-upgesprekken te plannen om de voortgang te bespreken. Wees tussendoor als baas ook beschikbaar voor vragen en ondersteuning.
