betalers. In totaal zou het maar liefst gaan om 33% van de totale waarde van alle zakelijke facturen. Een incassobureau inschakelen kan wonderen verrichten, maar dat blijkt in de praktijk vaak met onnodige vooroordelen te maken te hebben. Wanneer zet je de moeilijke stap naar een incassobureau en hoe werkt zo’n incassobureau inschakelen in de praktijk?
Wie is de debiteur?
Het is van belang om allereerst een onderscheid te maken tussen twee soorten debiteurs.
In de eerste plaats kan het gaan om een zakelijke klant. Zo’n zakelijke klant wordt niet beschermd door de zogenaamde wet incassokosten en kan, na het vervallen van de factuur, meteen worden aangesproken door een incassobureau. Een pre-incasso kan wonderen verrichten, maar het is hier geen vereiste.
In de tweede plaats kan het gaan om consumenten. Voor de Nederlandse wetgever zijn consumenten meer beschermd, waardoor je hen niet meteen kan aanspreken na het vervallen van de factuur. Niet dat de betalingsachterstand bij consumenten zo dramatisch hoeft te zijn, wat onder andere blijkt uit een recent verslag van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Toch blijft de wet incassokosten op hen van toepassing. Zo zal je een consument eerst een aanmaning moeten versturen, die bovendien aan erg strikte vereisten moet voldoen. Deze zogenaamde veertien dagen brief is een voorwaarde om de incassoprocedure op te kunnen starten. Echt zeker zijn van je zaak? Dan kan je ook voor zo’n pre-incasso een incassobureau inschakelen.
Om te beginnen zal je de consument-wanbetaler een aanmaning moeten versturen die aan strikte vereisten dient te voldoen. De consument heeft dan nogmaals veertien dagen de tijd om tot betaling over te gaan. Nog steeds niks mogen ontvangen? Dan kan een incassobureau meteen uit de startblokken schieten en tot actie overgaan.
Wanneer een incassobureau inschakelen?
Voor ondernemers blijft het altijd een moeilijke afweging. Een incassobureau inschakelen, dat vinden zij heel vaak te indringend of agressief. Natuurlijk hoeft het dat lang niet altijd zo te zijn, aangezien ook incassobureaus weten dat jouw klanten belangrijk zijn. Het lijkt misschien een drastische stap, maar wat is het alternatief? Het allemaal laten aanmodderen tot je bedrijf in slecht weer terechtkomt? Niet als wij het voor het zeggen hebben.
Dat wil natuurlijk niet zeggen dat je meteen drastisch hoeft in te grijpen. Zo kan je natuurlijk ook gewoon eerst een telefoontje plegen. Misschien was de zakelijke partner de factuur wel uit het oog verloren? Of heeft hij zelf te maken met een betalingsachterstand door een van zijn afnemers. Idealiter monitor je zelf de betalingshistorie en het kredietrisico van jouw klanten. Is die negatief en heeft de klant al een langere historie van wanbetaling? Dan grijp je op tijd in.
Betaalde de klant altijd op tijd? Dan kan je gerust eerst een vriendelijk mailtje sturen of een telefoontje te plegen. Hier wordt meestal de uiterste grens van veertien á vijftien dagen gehanteerd: betaalde de klant na veertien dagen nog steeds niet, dan wordt het tijd om beroep te doen op een incassobureau. Waarom veertien dagen? Dat cijfer is het gemiddelde van alle facturen die vrijwillig achterstallig worden betaald, zo blijkt uit de zogenaamde betalingsbarometer.
Ook voor kleine bedragen?
Soms horen we ondernemers wel eens zeggen dat ze voor kleine bedragen geen incassobureau inschakelen. Dat zou toch compleet nutteloos zijn en de hoge incassokosten niet verantwoorden.
Niets is echter minder waar. Het is namelijk de debiteur die de extra kosten zal betalen. Logisch: want hij is zelf aansprakelijk voor de schade die voortkomt uit zijn te late betaling. Het is wel duidelijk dat een no cure no pay incassobureau inschakelen aan te raden is. Hier kan je het dossier ook kosteloos laten sluiten wanneer je de vordering liever niet voorlegt aan de kantonrechter.
