Als Nederland je belangrijkste markt is, dan is het verzenden van producten niet moeilijk. Maar als je bijvoorbeeld internationaal gaat met je webshop, dan moet je opeens ook naar het buitenland verzenden. De Nederlandse maakindustrie bestaat uit veel bedrijven voor wie de Nederlandse markt niet meer voldoende is. Ook zij gaan exporteren en dit vereist dus een internationaal transport, vaak buiten de EU. Maar hoe pak je dit aan?
Tip 1: Optimaal verpakken
Of je nu een complete machine of bijvoorbeeld een boek moet versturen, begin met optimaal verpakken. Zeker bij een complexer product als een productiemachine, moet je hier in de ontwerpfase al rekening mee houden. Want een machine ontmantelen en opbouwen kost arbeid en dus geld. Maar als de complete machine wordt vervoerd kan het transport bijvoorbeeld vijf keer duurder worden. Zoek daarom naar die balans. Ook met kleine producten is het belangrijk dat je weet wat de prijzen per gewicht of afmetingen zijn. Zo kun je zorgen dat je product precies onder een bepaalde grens blijft.
Tip 2: Ken de regelgeving van internationaal transport
De kosten voor de verzending weten is niet eenvoudig. Want het scheelt aanzienlijk of je een groot pakket per schip of per vliegtuig laat vervoeren. Ook hier geldt de balans tussen de meerprijs en de opbrengst als je pakket snel wordt geleverd. Maar belangrijker nog is de regelgeving van het land van bestemming. Internationaal transport gaat vooral mis als je niet voldoende bent voorbereid. Buiten de EU moet er vrijwel altijd een inklaring plaatsvinden. Zelfs al moet de ontvanger dit organiseren, dan nog moet jij voor de juiste papieren zorgen. Denk ook aan de manier van verschepen zoals FOB of DDP. Dit bepaald namelijk tot wanneer jij betaald en wanneer de ontvanger gaat betalen.
Tip 3: Neem een agent in de arm
Omdat het logisch is dat je dit niet allemaal zelf kunt weten, is het beter om een agent in te huren. Daarmee bedoelen we een bedrijf die internationale verzendingen organiseert. Zij kunnen een aantal zaken voor je organiseren, zoals het opstellen van een exportdocument, inladen in een container, deze op de boot zetten en de ontvangende partij informeren over de aankomst. Maar belangrijker nog, een internationaal transport agent kan je precies vertellen wat je voor papieren nodig hebt voor de verzending naar een bepaald land.
Tip 4: Maak de papieren in orde
Of je nu een klein pakket of een verzending van meerdere zeecontainers hebt, de papieren zijn belangrijk. Normaal gesproken heb je minimaal het volgende nodig:
- Paklijst met afmetingen en gewichten;
- Bij grote kisten een hijsinstructie;
- Commerciële factuur t.b.v. de invoerrechten in het land van bestemming;
- Gegevens van de geadresseerde in land van bestemming;
- Een LC-document (Letter of Credit) bij dure verzendingen.
Voor ieder soort verzending en ieder ander land van bestemming gelden overigens specifieke regels.
Tip 5: Kies de juiste transporteur
Voor vele inkopers is het niet meer dan logisch, dat je op zoek gaat naar de goedkoopste transporteur. Daarbij beoordeel je op basis van ervaringen of een verzender ook op andere vlakken voldoet. Bij internationaal transport geldt dit ook alleen gaat het niet alleen om prijs en leverbetrouwbaarheid. Bij internationaal transport zijn er veel extra kosten. Je kunt hierbij denken aan:
- Fee voor de verzending agent;
- Rederij kosten bij verzending per schip;
- Handlingskosten op douaneterrein;
- Document kosten voor douane en agent;
- Eventueel transport van warehouse naar terminal;
- Etcetera.
Let daarom in het offertestadium goed op, of een transporteur een volledige offerte heeft gestuurd. Uiteraard moet je een transporteur nog altijd beoordelen op kwaliteit en leverbetrouwbaarheid.
Internationaal transport houd meer in dan een doosje op de post doen. Pakketten versturen is minder lastig, maar ook daar gelden regels voor. Als een product grote afmetingen heeft is een verzending buiten de EU vrijwel alleen maar te doen in samenwerking met een agent.
